EL DOLAR

GUÍA DE TRAMITES LEGALES

PARA LA CONSTITUCIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE EMPRESAS EN MEDELLÍN

1. FORMALIZACIÓN

¿Qué es la formalización?

¿Qué es una empresa formal?

¿Qué son buenas prácticas empresariales?

¿Por qué se debe formalizar una empresa?

¿Qué oportunidades y beneficios se obtienen al ser formal?

¿Qué se debe tener en cuenta para crear una empresa formal?

¿Qué es el plan de negocio?

¿Qué debe contener el plan de negocio?

SOLUCIÓN

¿QUÉ ES LA FORMALIZACIÓN?

Para los efectos de la presente Guía se entiende por formalizar el revestir de formas legales y empresariales a una unidad productiva. Es lograr no solo cumplir requisitos legales
sino administrarse, gestionarse, planearse y dirigirse de una manera seria, responsable y
acorde con las exigencias del mundo empresarial moderno para garantizar su sostenibilidad y permanencia en el mercado.

¿QUÉ ES UNA EMPRESA FORMAL?

A efectos de este trabajo, se considera como formal aquella empresa que desarrollando
una actividad económica lícita, cumple con los requisitos que exige el Estado (DNP 2007).
No obstante, a pesar de ser la definición más acogida en Colombia, se debe agregar un
elemento importante para diferenciar una empresa formal de la informal, el cumplimiento
de normas técnicas sectoriales a través de la implementación de buenas prácticas empresariales, tal como se explica a continuación.

¿QUÉ SON BUENAS PRÁCTICAS EMPRESARIALES?

Las "Buenas Prácticas de Gestión Empresarial comprenden una serie de medidas prácticas, de fácil aplicación, que un empresario puede realizar para aumentar la productividad,
bajar los costos, reducir el impacto ambiental de la producción, mejorar el proceso productivo, así como elevar la seguridad en el trabajo. Por lo tanto, se trata de un instrumento
para la gestión de costos, la gestión empresarial y para iniciar cambios organizativos. Solamente prestando adecuada atención a estos tres elementos se logra una triple ganancia
(económica, ambiental y organizativa) y se establecen en la empresa las bases modestas
para un continuo y exitoso proceso de mejoramiento continuo”.

¿POR QUÉ SE DEBE FORMALIZAR UNA EMPRESA?

En un mundo cada vez más competitivo, formalizar una empresa es actuar dentro del
marco de las disposiciones legales del país, obteniendo de este modo beneficios y adquiriendo responsabilidades como se verá más adelante.
A través de la formalización el empresario puede acceder a los diferentes servicios que
promueven su competitividad, sostenibilidad y rentabilidad lo que le permite insertarse en
nuevos mercados y relacionarse con otras empresas que forman parte de los diferentes
eslabones de las cadenas productivas, los clusters2
y las redes de colaboración presentes
en la ciudad de Medellín y el departamento de Antioquia.

¿QUÉ OPORTUNIDADES Y BENEFICIOS SE TIENEN AL SER FORMAL?

Según cifras del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo del año 2009, las mipymes
representan 99% del tejido empresarial del país, no obstante alrededor de 60% de ellas
son informales.
En Medellín esta informalidad se explica, en parte, por la falta de una adecuada información para el emprendedor/empresario sobre cuáles trámites debe realizar para ajustar
su empresa a los lineamientos legales; ante cuáles entidades se debe llevar a cabo cada
trámite; cuánto dinero cuestan; cuánto tiempo se debe invertir, y qué beneficios y servicios
obtiene por hacerlo.
En el siguiente cuadro se relacionan las oportunidades que tiene una empresa formal
y los riesgos y obstáculos que tiene una empresa informal.

OPORTUNIDADES -EMPRESA INFORMAL

- Es una empresa comprometida con el país, la región y la
ciudad. Cumple oportunamente con el pago de impuestos y demás obligaciones legales. Construye comunidad
y ejerce la actividad económica con tranquilidad y protección legal.

- El Decreto 3806 de 2009 les facilita a las mipymes formales contratar con el Estado y ser proveedoras de bienes
y/o servicios de entidades oficiales.

- Más facilidad para contratar y ser proveedora de grandes
y medianas empresas privadas.

- Tiene visibilidad, transparencia, buena imagen, confianza,
tranquilidad y aceptación. Menos riesgo y temor se tiene
para establecer negocios con este tipo de empresa.

- Es más fácil acceder a nuevos mercados nacionales e internacionales sin tantas limitaciones para realizar negocios.

- Mayores posibilidades de obtener crédito, establecer
redes de cooperación y lograr otros beneficios con sus
proveedores.

- Se facilita el acceso al crédito y a otros servicios financieros formales. Los inversionistas privados manifiestan
mayor interés en participar de estos proyectos.

- Los empresarios que son contratados tienen protección
legal, en caso de dificultades financieras y económicas
que presente la empresa.

- Puede acceder a múltiples programas de apoyo y acompañamiento empresarial diseñados y prestados por entidades públicas y privadas, que le permitirán implementar

buenas prácticas empresariales mejorando su rentabilidad y agregando valor.

- Accede a beneficios tributarios y económicos concedidos

por las normas legales, para el fomento y promoción de nuevas empresas formales en diferentes municipios del país.

DESVENTAJAS - EMPRESA INFORMAL

- Evade el cumplimiento de obligaciones legales, parafiscales, tributarias, laborales y comerciales. Su aporte al desarrollo del país es escaso y afecta significativamente a las empresas formales. Tiene muchos
inconvenientes para operar con tranquilidad. No tiene
protección legal.

- Su informalidad cierra las puertas para ser proveedora de grandes y medianas empresas.

- Las normas legales inhabilitan al empresario informal
para contratar con cualquier entidad oficial.

- Son empresas no visibles. Se miran con desconfianza y se considera de alto riesgo establecer relaciones
comerciales con ella.

- Su mercado es básicamente el local. Buscar mercados externos presenta muchas limitaciones y obstáculos.

- Obtener este tipo de beneficios y apoyo se hace difícil
por el riesgo que genera para los proveedores esta
clase de clientes.

- Acceder a crédito de fomento empresarial es bastante difícil por las restricciones impuestas por el sector
financiero formal. Es posible obtener financiamiento
en otras modalidades pero con costos financieros
más elevados, por el riesgo que implica actuar en la
informalidad.

- Por no existir legalmente no goza de la protección del
Estado en las circunstancias descritas.

- Su acceso a estos programas es limitado, por lo que

un alto porcentaje de empresarios no administran y

gerencian el negocio con criterios de eficiencia y rentabilidad, por lo que no pueden ser competitivos. Son

empresas muy vulnerables a los cambios del entorno.

- Es excluida de los beneficios que otorga la ley al no

cumplir con las condiciones definidas para su creación.

¿QUÉ SE DEBE TENER EN CUENTA PARA CREAR UNA EMPRESA FORMAL?

Crear empresa en el municipio de Medellín es un gran compromiso que implica al emprendedor/empresario asumir responsabilidades y aprovechar, de manera seria, los múltiples
servicios de apoyo y acompañamiento empresarial que están diseñados y vienen siendo
implementados en la ciudad para el beneficio de las empresas en los primeros años de
operación legal.
Para hacer empresas sostenibles, rentables, competitivas, con grandes posibilidades
de éxito empresarial, deben seguirse unos pasos que darán claridad al emprendedor/empresario de la clase de empresa que tiene hoy y la que quiere tener en el futuro próximo.
Lo primero que se debe efectuar es definir a qué se va a dedicar la empresa, luego realizar ajustes de los aspectos relevantes de la idea de negocio y hacer el plan de empresa
o plan de negocio.
Antes de una empresa comenzar su operación, debe dar respuesta a las siguientes
preguntas, las cuales orientarán al empresario en el desarrollo del plan de negocio:
✔ ¿Qué está demandando el mercado y cómo puede la empresa satisfacer esa necesidad?
✔ ¿Qué tiene la empresa para ofrecer?
✔ ¿Qué valor agregado tienen los productos y/o servicios de la empresa?

✔ ¿Quién compraría los productos y/o servicios de la empresa?
✔ ¿Cómo se van a promocionar los productos y/o servicios?
✔ ¿Cuánto dinero se necesita para desarrollar la empresa?
✔ ¿Qué activos tangibles e intangibles se requieren para el funcionamiento de la empresa?
✔ ¿Cómo se va a financiar la empresa?
✔ ¿Qué cualidades y habilidades debe tener el personal que trabaje en la empresa?
Dependiendo del tipo de figura legal (persona natural o persona jurídica):
✔ ¿Qué trámites deben realizarse para constituir una empresa?
✔ ¿Qué otros trámites o permisos se requieren para dar inicio a la empresa?
✔ ¿Cuál es el costo de los trámites, qué instituciones intervienen en la gestión de los mismos, y cuánto tiempo se tarda en obtenerlos?

¿QUÉ ES EL PLAN DE NEGOCIO?

El plan de negocio es un documento escrito en el cual se plasman de forma clara y concreta
los objetivos que el empresario quiere alcanzar en su empresa en el corto, mediano y largo
plazos. Le permite hacer una valoración técnica, social y económica de sus distintas alternativas, y establecer las diferentes estrategias que debe implementar para el logro de estas.

¿QUÉ DEBE CONTENER EL PLAN DE NEGOCIO?

Resumen ejecutivo: este resumen le permitirá a la persona (empresario, inversionista,
evaluador, integrante del proyecto, entre otros) tener un panorama general sobre la razón
de ser del negocio, el alcance y su estrategia de crecimiento. El resumen ejecutivo debe
contener los siguientes ítems:
✔ Concepto del negocio: nombre, objetivos, descripción del producto y/o servicio, público
objetivo.

✔ Valoración del riesgo de inicio en los aspectos técnicos, mercados, administrativo, financiero, legal, ambiental.
✔ Conocer las necesidades del equipo de trabajo, en cuanto a perfiles, la formación, y
habilidades, destrezas y competencias que se requiere para cada miembro.
✔ Diseño de estrategia de innovación y diferenciación de la competencia.
✔ Mercado actual y potencial en cifras.
✔ Ventaja competitiva y propuesta de valor.
✔ Inversión requerida.
✔ Tiempo de recuperación de la inversión
✔ Proyecciones de ventas y viabilidad financiera.

Descripción del negocio: de dónde surge la idea de negocio, cuáles son los antecedentes, la
actividad económica, el público objetivo, las ventajas competitivas y la localización geográfica.

Plan estratégico de mercadeo: el plan de mercadeo es el camino que el empresario se traza
desde el comienzo, para tener un norte claro de conocer quién es el cliente, dónde está ubicado,
qué compra, en qué condiciones, cuándo y cómo lo hace, y qué espera recibir después de tomar una decisión. Esto nos da la pauta sobre el devenir de la empresa en términos comerciales
y de mercado. En el plan deben estar especificados el público objetivo, las metas por alcanzar
en cada período de tiempo, el porcentaje de mercado que se quiere penetrar, las estrategias,
tácticas y actividades que se implementarán para lograr los objetivos, y las necesidades de recursos técnicos, tecnológicos y humanos; igualmente se debe tener presente a la competencia,
para generar estrategias diferenciadas. El plan de mercadeo requiere una investigación inicial
basada en fuentes primarias y secundarias, que le permiten a la persona tener un escenario
claro del propio negocio, con un estudio profundo de las necesidades de los clientes, así como
de realizar una adecuada mezcla de mercadeo: producto, precio, plaza y promoción.

En cuanto a las ventas, el equipo de trabajo debe ser seleccionado rigurosamente, detallando en cada miembro las cualidades, actitudes y habilidades; además los integrantes
del equipo de trabajo deben tener capacidad de identificación de nuevos clientes y nuevos
mercados, y conocimiento del producto y/o servicio que van a ofrecer.

Estructura innovadora y tecnológica: permite conocer la disponibilidad de maquinaria
y equipo que se va a utilizar, usos eficientes de energía, la relación de horas máquina/
hombre, asignación de materias primas, condiciones de inversión, diseños de empaques,
oferta de servicios, racionalización de procesos.

Estructura de costos, proveedores y suministros: sobre este aspecto se deben identificar los costos variables y fijos para la producción del bien o servicio; de la misma manera
hay que tener presente el proceso de selección de proveedores a partir de identificar la
cadena de abastecimiento y sus condiciones logísticas, teniendo en cuenta la calidad de
su trabajo, los tiempos de respuesta, la ubicación, la garantía que ofrecen y las políticas
de pago; también, la frecuencia de suministros y la rotación de inventario.

Organización y recursos humanos: es necesario que se estructure un organigrama
que se adecue al tipo de organización que se va a tener, que defina claramente las lí-
neas de mando y el flujo de comunicación entre las diferentes áreas. La misión y la visión
deberán ser redactadas por un equipo de trabajo interdisciplinario y socializar a todos
los empleados para que sean incorporadas por éstos en su quehacer diario. De igual
manera, se deben definir las políticas internas que orientarán sobre el funcionamiento
general del negocio, y los derechos y deberes que tendrán los empleados; y para el buen
desempeño de las labores habrá que facilitar las herramientas a fin de que los colaboradores puedan ejercer sus tareas de forma efectiva y eficiente.

En cuanto a la contratación de personal, se deberán seguir los lineamientos exigidos
por la normatividad vigente por el Estado, y verificar con anticipación el proceso contractual, es decir, las entidades e instituciones públicas y privadas que intervienen, tiempos de
respuesta y costos.

Análisis financiero: es necesario definir la estructura financiera del negocio, que está
soportada en el patrimonio, el capital de trabajo, los costos, las inversiones previstas, las
fuentes de financiación, el flujo de caja, la contabilidad y la rentabilidad. Se requiere tener
un balance general de inicio, y seguimiento de los indicadores básicos financieros que son
liquidez, endeudamiento, rentabilidad y de actividad.

Aspectos formales y estructura legal que tendrá el negocio: se refiere a todos aquellos trámites administrativos y legales necesarios que deben llevarse a cabo para constituir
una empresa, y el régimen fiscal al que deberá responder.
En el capítulo 2 de esta Guía se desarrollará con más detalle cada uno de los aspectos
legales y formales que debe considerar una empresa.

EL DOLAR

martes, 22 de octubre de 2013

jueves, 14 de marzo de 2013

EL PLAN DE NEGOCIOS

GUIA DE TRAMITES LEGALES